Algemene voorwaarden

1. Definities

Organisator

Dante de Jong, handelend onder de naam Poké Papa’s (KvK 42171876), gevestigd aan Benesserlaan 240, 1911 VJ Uitgeest.

Evenement

Elke beurs, expo of evenement georganiseerd onder de naam Poké Papa’s TCG Events.

Standhouder

Iedere onderneming of persoon die een of meerdere tafels huurt en deelneemt aan een evenement.

Reservering

Een aanvraag of aankoop van tafels via een aanmeldformulier, rechtstreeks contact of een bevestigde factuur van de organisator.

Standruimte

De toegewezen tafel(s) en de ruimte direct daarachter, zoals per editie gecommuniceerd.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle reserveringen, betalingen, deelname en communicatie tussen standhouder en organisator.
Door het indienen van een aanvraag, reservering en/of betaling gaat de standhouder akkoord met deze voorwaarden.

Deze voorwaarden gelden ook voor deelnemers van het evenement die een ticket hebben gekocht. Met name punt 5: Annulering is hier van toepassing.

3. Gegevens organisator

Poké Papa’s wordt georganiseerd door Dante de Jong, handelend onder de naam Poké Papa’s (KvK 42171876)

4. Reserveringen en bevestiging

4.1 Reserveringen en bevestiging

Geïnteresseerde standhouders kunnen via het aanmeldformulier op www.pokepapa-tcg.com of rechtstreeks bij de organisator een aanvraag indienen voor deelname aan een evenement.
De organisator verstrekt deze voorwaarden vóór het definitief worden van de reservering. De standhouder bevestigt dat hij ze heeft ontvangen en ermee akkoord gaat.

Het indienen van een aanvraag geldt nadrukkelijk niet als definitieve reservering.
Na ontvangst van de aanvraag beoordeelt de organisator deze op beschikbaarheid, kwaliteit en aanbodverdeling binnen het evenement.

Indien de aanvraag wordt goedgekeurd ontvangt de standhouder een factuur vanuit de organisator.
Het versturen van deze factuur geldt als bevestiging dat de aanvraag door de organisator is geaccepteerd.

De reservering is definitief na ontvangst van de eerste betaling, zijnde een aanbetaling of volledige betaling.

Bij reserveringen met een aanbetalingsregeling is de reservering pas volledig afgerond nadat ook het resterende bedrag volledig is voldaan.
Indien de tweede betaling niet tijdig wordt voldaan, behoudt de organisator het recht de reservering te annuleren conform deze voorwaarden.

4.2 Beoordeling van aanvragen

De organisator behoudt het recht aanvragen te weigeren op basis van beschikbaarheid, aanbodverdeling, kwaliteit of geschiktheid binnen het evenement.
De organisator is niet verplicht een reden van afwijzing te verstrekken.

Redenen voor weigering kunnen onder andere zijn:

overaanbod binnen een productcategorie
aanbod dat niet past binnen het evenement
onvolledige of onjuiste informatie
eerdere betalingsproblemen of annuleringen
gedrag dat niet past bij het karakter van het evenement

4.3 Facturatie en betaling

Na goedkeuring van de aanvraag ontvangt de standhouder een factuur.

Afhankelijk van het moment van reserveren gelden de volgende betalingsvoorwaarden:

Standaard wordt het volledige bedrag betaald, tenzij anders aangevraagd.
Mocht er worden afgeweken van een volledige betaling in één keer, worden de volgende regels gehanteerd;
Bij reserveringen meer dan 2 maanden voor het evenement: een aanbetaling van 25 procent van het totaalbedrag dient binnen 30 dagen te worden voldaan.
Op 2 maanden voor het evenement ontvangt de standhouder een tweede factuur voor het resterende bedrag van 75 procent.
Deze tweede factuur dient binnen 30 dagen te worden voldaan en altijd vóór aanvang van het evenement.
Bij reserveringen binnen 2 maanden voor het evenement: het volledige bedrag wordt in één keer gefactureerd en dient binnen 30 dagen te worden voldaan.

Indien de tweede factuur niet tijdig wordt voldaan, vervalt het recht op deelname aan het evenement.

De gereserveerde standruimte komt te vervallen en de reeds betaalde aanbetaling wordt niet gerestitueerd.

4.4 Standindeling en wijzigingen

De organisator behoudt het recht om de standindeling, tafeltoewijzing en plattegrond aan te passen tot aan het evenement indien dit organisatorisch, commercieel of veiligheidstechnisch noodzakelijk wordt geacht.

4.5 Groepsreserveringen

Meerdere standhouders mogen gezamenlijk reserveren via één aanvraag en één contactpersoon.
De groep ontvangt één gecombineerde factuur of een verdeling per deelnemer.
De interne verdeling van tafels en kosten is de verantwoordelijkheid van de groep.
De organisator communiceert uitsluitend met de opgegeven contactpersoon.

4.6 Doorverkoop van tafels

Doorverkoop of overdracht van tafels is uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.

De standhouder dient per e-mail de volgende gegevens aan te leveren:

naam oorspronkelijke standhouder
naam nieuwe standhouder
omschrijving van het aanbod

Zonder schriftelijk akkoord kan toegang tot het evenement worden geweigerd.
De organisator behoudt het recht een overname te weigeren bij ongewenst of oververtegenwoordigd aanbod.

5. Annulering

5.1 Annulering door de standhouder

Een annulering dient schriftelijk of per e-mail aan de organisatie te worden doorgegeven. De datum waarop de organisatie de annulering ontvangt, geldt als annuleringsdatum.

Bij annulering door de standhouder gelden de volgende annuleringskosten, berekend over de totale boekingswaarde:

90 dagen of meer voor het evenement: geen annuleringskosten. Reeds betaalde bedragen worden volledig terugbetaald, exclusief administratiekosten en transactiekosten.
45 tot en met 89 dagen voor het evenement: 50 procent van de totale boekingswaarde is verschuldigd.
Minder dan 45 dagen voor het evenement: 100 procent van de totale boekingswaarde is verschuldigd.

Indien de standhouder gebruikmaakt van een aanbetalingsregeling of termijnbetaling, heeft dit geen invloed op de hoogte van de annuleringskosten.

Reeds betaalde bedragen worden verrekend met het bedrag dat op grond van bovenstaande annuleringsregeling verschuldigd is. Indien reeds meer is betaald dan het verschuldigde bedrag, wordt het verschil terugbetaald. Indien reeds minder is betaald dan het verschuldigde bedrag, blijft het resterende bedrag verschuldigd.

Het niet verschijnen op het evenement zonder voorafgaande annulering wordt beschouwd als een annulering binnen 45 dagen voor het evenement. In dat geval blijft 100 procent van de totale boekingswaarde verschuldigd.

Administratiekosten en transactiekosten worden nooit terugbetaald.

De organisatie behoudt zich het recht voor om in uitzonderlijke gevallen naar eigen beoordeling van bovenstaande annuleringsregeling af te wijken, bijvoorbeeld door een tegoed voor een toekomstige editie aan te bieden. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend voor andere of toekomstige boekingen.

5.2 Verplaatsing door organisator

De organisator behoudt het recht om een evenement te verplaatsen naar een andere datum en/of locatie.
In geval van verplaatsing blijft de reservering van de standhouder automatisch geldig voor de nieuwe datum en/of locatie.

De organisator zal standhouders hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.
Indien een standhouder aantoonbaar niet kan deelnemen aan de nieuwe datum, kan de organisator naar eigen inzicht besluiten tot:

het aanbieden van een tegoed voor een toekomstige editie
gedeeltelijke restitutie van reeds betaalde bedragen
volledige restitutie van reeds betaalde bedragen minus gemaakte administratiekosten, transactiekosten en reeds gemaakte organisatorische kosten

De organisator is niet aansprakelijk voor aanvullende schade, kosten of misgelopen omzet als gevolg van een verplaatsing.

5.3 Annulering door organisator

Indien een evenement volledig wordt geannuleerd zonder sprake van overmacht, wordt uitsluitend het reeds betaalde bedrag gerestitueerd.
Er bestaat geen recht op aanvullende schadevergoeding, kostenvergoeding of vergoeding van misgelopen omzet.

5.4 Overmacht

Bij annulering, vertraging of verplaatsing als gevolg van overmacht behoudt de organisator het recht om het evenement te verplaatsen, een tegoed aan te bieden of reeds betaalde bedragen geheel of gedeeltelijk te restitueren, afhankelijk van de reeds gemaakte kosten en omstandigheden van het geval.

Bij overmacht bestaat geen automatisch recht op restitutie van reeds betaalde bedragen.
De organisator beoordeelt per situatie of een verplaatsing, tegoed of gedeeltelijke restitutie redelijk en haalbaar is.

Onder overmacht wordt onder andere verstaan:

weigering of intrekking van vergunningen
extreme weersomstandigheden
ziekte of uitval van essentieel personeel
brand of technische storingen
stakingen
pandemieën
problemen met de locatie
overheidsmaatregelen
iedere situatie buiten de redelijke invloed van de organisator

Er bestaat in geval van overmacht geen recht op aanvullende schadevergoeding, vergoeding van gevolgschade, vergoeding van misgelopen omzet of andere aanvullende kosten.

5.5 No show en niet deelnemen

Indien de standhouder niet aanwezig is op het evenement zonder voorafgaande schriftelijke annulering, wordt dit beschouwd als een no show.
In geval van een no show vervalt het recht op deelname en vindt geen restitutie plaats.
Reeds betaalde bedragen blijven behouden door de organisator en openstaande facturen blijven volledig verschuldigd.

6. Standruimte en indeling

6.1 Tafels en ruimte

Een standaardtafel is circa 200 × 80 cm, tenzij voor een editie vooraf andere afmetingen worden gecommuniceerd.
De beschikbare ruimte achter de tafel wordt per editie gecommuniceerd.
Het is niet toegestaan extra tafels te plaatsen zonder toestemming van de organisator.
Tafels mogen niet worden verplaatst zonder toestemming van de organisator.

6.2 Indeling van de zaal

De organisator bepaalt de definitieve plattegrond en groepsindelingen.
Plattegronden, tafelindelingen en groepsplaatsingen zijn altijd onder voorbehoud en kunnen wijzigen.
De organisator zal waar mogelijk rekening houden met voorkeuren, maar kan de indeling aanpassen om organisatorische, commerciële of veiligheidsredenen.

6.3 Promotiemateriaal

Banners en reclame-uitingen buiten de toegewezen standruimte zijn niet toegestaan, tenzij expliciete toestemming van de organisator.
Extra zichtbaarheid is uitsluitend mogelijk via officiële sponsoropties.

7. Voorzieningen

7.1 Stroom

Stroom is niet standaard inbegrepen en alleen beschikbaar op aanvraag.

7.2 Stoelen

Stoelen zijn optioneel en kunnen per evenement worden gereserveerd.

7.3 Internet

Standhouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun internetverbinding.

7.4 Eten en drinken

Standhouders mogen eigen eten en drinken meenemen voor persoonlijk gebruik.
De organisator kan aanvullende horeca of bestelmogelijkheden aanbieden.
Het is niet toegestaan om zelf eten of drinken te verkopen zonder toestemming.

8. Producten en verkoopregels

8.1 Toegestane producten

Trading cards, TCG producten, collectables en gerelateerde merchandise.

8.2 Verboden producten

nepkaarten of counterfeit producten
proxies
niet authentieke graded kaarten
misleidende mystery producten
illegale goederen
wapens of gevaarlijke objecten
eten en drinken zonder toestemming
loterijen of raffles zonder vergunning
producten die niet vooraf zijn opgegeven

8.3 Overaanbod

De organisator behoudt het recht om reserveringen te weigeren of te annuleren bij overaanbod in specifieke categorieën.
Eventuele restitutie vindt plaats conform de annuleringsvoorwaarden.

9. Opbouw en afbouw

Opbouw en afbouwtijden worden per evenement gecommuniceerd.
Het is niet toegestaan eerder af te bouwen zonder toestemming van de organisator.
De standruimte dient schoon en netjes te worden achtergelaten.
Afval dient door de standhouder zelf te worden afgevoerd.

10. Gedrag en veiligheid

Standhouders dienen zich professioneel en respectvol te gedragen.
Het blokkeren van gangpaden is niet toegestaan.
Geluid en muziek alleen in overleg met de organisator.
Beveiliging kan controles uitvoeren op goederen en tassen.
Bij overtreding kan toegang worden geweigerd of deelname worden beëindigd zonder restitutie.

11. Aansprakelijkheid

De organisator is niet aansprakelijk voor schade, verlies of diefstal van goederen.
Standhouders zijn zelf verantwoordelijk voor verzekering van hun eigendommen.
Schade veroorzaakt door de standhouder wordt verhaald op de standhouder.
De organisator is niet aansprakelijk voor omzetverlies of gemiste inkomsten.

12. Foto en videorechten

De organisator mag foto en videomateriaal maken tijdens evenementen en dit gebruiken voor promotionele en commerciële doeleinden.
Door deelname gaat de standhouder hiermee akkoord.

13. Privacy

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor communicatie rondom evenementen.
Gegevens worden niet verkocht aan derden.

14. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Noord-Holland.

15. Slotbepaling

De organisator behoudt het recht deze voorwaarden te wijzigen.
Een gewijzigde versie geldt voor reserveringen die na de ingangsdatum van die versie tot stand komen. Voor bestaande reserveringen blijft de bij de boeking verstrekte versie van toepassing, tenzij partijen anders overeenkomen.